Vergaderruimte upgraden voor videoconferencing Waar moet je aan denken?

Nu heeft elke organisatie wel een vergaderruimte met een beeldscherm voor de weergave van presentaties, maar zijn de ruimtes nog ongeschikt voor videoconferencing.

Wat uw vergaderruimte in de basis nodig heeft voor videoconferencing is:

• Een beeldscherm om alle deelnemers van de meeting op te tonen.
• Een camera om de deelnemers in de vergaderruimte weer te geven
• Een microfoon om hen verstaanbaar te maken.
• Speakers voor de audioweergave van de deelnemers aan de andere zijde (deze speakers kunnen ook in het beeldscherm zitten)
• Videoconferencing software waar u als organisatie gebruik van gaat maken
• Een stabiele internetverbinding
• Een nuc, computer, laptop of smart device

Welke apparatuur u precies nodig heeft is afhankelijk van de wijze waarop u uw vergaderruimte precies wilt gaan gebruiken.

Om dit helder te krijgen hebben wij een aantal relevante vragen geformuleerd. De antwoorden op deze vragen helpen bij het maken van de juiste keuzes.

1. Met hoeveel personen gaat u de vergaderruimte benutten (kijk hierbij ook alvast naar het post-corona tijdperk!)?
2. Hoe groot zijn de vergaderruimtes?
3. Wilt u werken met een vaste computer in de ruimte (NUC) of wilt u dat deelnemers van de meeting hun eigen device mee kunnen nemen (BYOD – Bring Your Own Device) en presentaties kunnen delen?
4. Hoe is het gesteld met de akoestiek in uw vergaderruimte?
5. Met hoeveel locaties wilt u videobellen?
6. Staat er nog videoconferencing apparatuur dat vervangen moet worden?
7. Is er iemand binnen uw organisatie die verantwoordelijk wil zijn voor deze wijze van communicatie en zijn of haar collega’s dit wil leren?

Nu heeft elke organisatie wel een vergaderruimte met een beeldscherm voor de weergave van presentaties, maar zijn de ruimtes nog ongeschikt voor videoconferencing.

Een scherm is er dus wel, maar is deze geschikt voor videoconferencing? In principe wel, want op elk scherm kan een HDMI kabel aangesloten worden, zodat er een koppeling gemaakt kan worden met een laptop of NUC.

Natuurlijk is het formaat van het scherm relevant. Wanneer een ruimte groter wordt, dan is het logisch dat het formaat van het scherm ook groter wordt.

Het loont om tijd te steken in het vinden van de juiste camera.

Een reguliere webcam voldoet niet in een vergaderruimte

De juiste camera selecteren bij de juiste setting van een vergaderruimte vergt iets meer afwegingen.

• Hoe groot is de ruimte?
• Hoeveel mensen zijn er in de ruimte?
• Wat verwacht je van de opnamekwaliteit?
• Moet de camera inzoomen op degene die spreekt?

Dit zijn zomaar een aantal relevante vragen die je kunnen helpen bij het maken van de juiste camera.

Enkele relevante specificaties bij het vinden van de juiste camera zijn:

• 4K chip ja of nee
• Goede lichtbalans, ook met tegenlicht
• Zoom, pan en tilt functie voor meebewegen tijdens de meeting
• Smart framing voor automatische gezichtsherkenning

Voor een serieus goed beeld is de AVer CAM520 een uitstekende keuze.

Zonder beeld kun je nog met elkaar praten.

Maar zonder geluid is er geen enkele vorm van communicatie mogelijk.

Toch wordt geluid vaak onderschat.

Zeker in een vergaderruimte waar videoconferencing gebruikt wordt is het heel belangrijk om na te denken over 3 zaken:

• De geluidsweergave van de sprekers die niet in de vergaderruimte zijn, kortom de speakers.
• De weergave van de mensen in de vergaderruimte, kortom, de microfoon(s)
• En de akoestiek van de ruimte die effect heeft op alle 2 bovenstaande zaken

De speakers in een beeldscherm of touchscreen zijn meestal waardeloos. Ze hebben moeite om ervoor te zorgen dat het geluid in de hele ruimte te verstaan is.

Je kunt het geluid uit het beeldscherm doorlussen naar een set opbouwspeakers die subtiel in de vergaderruimte worden geïnstalleerd.

Of je kunt kiezen voor inbouwspeakers in het plafond.

Het grote voordeel van inbouwspeakers is dat het geluid mooi verdeeld wordt over de ruimte zonder dat het volume hard hoeft te staan.

Een goede verstaanbare inbouwspeaker is bijvoorbeeld de WHD UP14-T6.

OK, hier valt echt heel veel over te vertellen.

Je hebt de categorie speakerphones, vergadermicrofoons en conferentie microfoons. Deze categorie bestaat voor een heel groot deel uit consumentenproducten waar wij geen fan van zijn.

Wanneer er weinig budget is, dan kan hiervoor worden gekozen. Maar verwacht dan niet teveel van het resultaat.

“En denk eraan.
Zonder geluid, geen meeting.
Zonder goed geluid, geen constructieve besluitvorming.”

In het artikel ‘de beste vergadermicrofoon ter wereld’ ga ik dieper in op de verschillende modellen die er op de markt zijn verschenen in de loop der jaren.

Voor nu beperk ik me even tot de populairste opties in de Nederlandse markt. De Devio SCR-20 plafondmicrofoon of tafelmicrofoon.

Een andere interessante invalshoek is om te kijken of er een complete room solution is die gecertificeerd zijn met de geselecteerde videoconferencing software waar jullie gebruik van gaan maken.

Bijvoorbeeld:

Gecertificeerde Conference Room Solution voor Microsoft Teams
Gecertificeerde Conference Room Solutions voor Zoom.

De plek waar de microfoon wordt geïnstalleerd in de vergaderruimte is overigens van cruciaal belang!

De akoestiek kan heel bepalend zijn voor de geluidsweergave tijdens een conference call.

Enkele zaken die de akoestiek erg nadelig kunnen beïnvloeden zijn:

• Grote glazen wanden of raampartijen
• Grote harde oppervlaktes, zoals gietvloeren
• Een hard gestuct plafond
• Industriële, metalen elementen

Hier is een mouw aan te passen door te kiezen voor vloerbedekking, aangeklede stoelen, het inpassen van (liefst zwarte) gordijnen en akoestische materialen.

In dit artikel wordt in 6 stappen verteld hoe een ruimte akoestisch gezien verbeterd kan worden. Interessant om eens door te lezen!

Er zijn microfoons die dusdanig ingesteld kunnen worden, zodat er bepaalde delen van de ruimte niet worden opgepikt.

Dit kan handig zijn wanneer er een airco is in de vergaderruimte die lawaai maakt. Of wanneer er een printer aan gaat.

Er valt nog zoveel meer te vertellen over het upgraden van vergaderruimtes voor videoconferencing, maar helpt dit artikel u al goed op weg.

Ik kan me voorstellen dat u naar aanleiding van dit artikel vragen hebt. Bel ons gerust op 0497-555052 of bekijk onze conference pagina met meer informatie.