Apparatuur voor Hybride Vergaderen De Complete Gids

Hybride vergaderen is een manier van vergaderen zonder dat alle deelnemers fysiek in een ruimte aanwezig zijn.

Deelnemen aan een hybride vergadering kan vanaf een thuiswerkplek, vanuit de vergaderruimte of vanaf een andere, willekeurige locatie. Denk aan de auto of een remote werkplek in een café.

Om met elkaar te communiceren tijdens de hybride vergadering wordt gebruik gemaakt van een videoconferencing programma, waarop alle deelnemers zijn ingelogd.

Op deze wijze wordt een virtual meeting room gesimuleerd waar alle deelnemers van de vergadering met elkaar kunnen praten. Ook kunnen er bestanden of presentaties gedeeld worden en kunnen er aantekeningen gemaakt worden op een digitaal whiteboard.

Corona proof vergaderen

De hybride vergadering zorgt ervoor dat er ´corona-proof’ vergaderd kan worden in tijden waar men elkaar niet fysiek kan treffen.

Met ‘corona-proof’ bedoel ik niet alleen dat de deelnemers op verschillende plaatsen zijn, maar ook dat er onderling in een vergaderruimte 1,5 meter afstand bewaard dient te worden.

Om een vergadering op te starten in een vergaderruimte moet er veelal allerlei apparatuur aangesloten worden, maar in tijden van corona is het aanraken van teveel apparatuur met betrekking tot de hygiëne niet wenselijk.

Hybride meetings in de hospitality branche

Hotels, conferentiecentra en andere evenementenlocaties zagen tijdens de eerste corona lockdown in maart 2020 per direct hun hele omzet in elkaar storten. Zij mochten geen events meer organiseren.

Binnen no-time vlogen de nieuwe initiatieven uit de grond, waarbij ervoor werd gezorgd dat fysieke en online aanwezigheid van de ‘bezoeker’ kon worden gegarandeerd. Live streaming was één van de mogelijkheden die vrij snel te realiseren was door een stabiele internetverbinding en de aanwezigheid van een AV-bedrijf die de apparatuur in huis had om dit mogelijk te maken.

Via een live stream kunnen deelnemers van de bijeenkomst horen wat er gezegd werd.

Alleen kon men niets terugzeggen, behalve dan vaak via de chat functionaliteit in de live streaming software of via reacties op live streams via YouTube, Facebook of LinkedIn.

“Een hybride vergadering is geen live streaming event, maar kent communicatie vanuit meerdere kanten. Er dienen dus ook faciliteiten aanwezig te zijn die deze meerzijdige communicatie mogelijk maken.”

Hybride vergaderen op kantoor

Op kantoor ontstond de situatie dat er nog steeds mensen fysiek aanwezig waren en dat er mensen thuis werkten. Bovendien mochten er geen zakenrelaties ontvangen worden op kantoor, waardoor de vraag naar goede communicatie op afstand toenam.

‘Even zoomen’ of ‘schiet maar een Teams meeting in’ werden nieuwe kreten, die we dagelijks hoorden en in onze online agenda’s zagen verschijnen. Waar er voorheen nog een drempel was om mensen van ‘buitenaf’ uit te nodigen voor een online meeting was dit nu ineens normaal.

Het hybride vergaderen werd ineens volop geaccepteerd, maar waar deze vergadertrend zich volop ontwikkelde ontstonden ook enkele uitdagingen rondom de juiste apparatuur, het werken met videoconferencing programma’s, maar ook de normen en waarden tijdens het videobellen.

“De groei van hybride vergaderingen zorgt ook voor de vraag naar betere apparatuur om communicatie mogelijk te maken.”

Een belangrijke basis voor een zinvol hybride overleg is het videoconferencing programma, waarmee de meeting wordt georganiseerd. Via deze programma’s of software kunnen er meetings online gepland worden en deelnemers kunnen worden uitgenodigd. Zodra de vergadering begint vindt deze plaats in een virtuele vergaderruimte in de cloud.

Er zijn inmiddels talloze aanbieders. De belangrijkste zijn:

• Microsoft Teams
• Zoom
• Google Meet
• Cisco Webex
• Starleaf
• Bluejeans
• Pexip
• Slack
• GoToMeeting
• Skype for Business

Veel van deze aanbieders zijn het laatste jaar enorm gegroeid blijkt ook uit onderstaande grafiek van TechRepublic.

Het is bijna logisch dat bedrijven die Microsoft gebruiken binnen hun bedrijfsvoering kiezen voor Teams.

Maar ondertussen worden ze wel uitgenodigd voor Zoom of Cisco meetings.

En wanneer je met Google Meet wilt vergaderen via een smartphone moet je wel de app downloaden en jezelf registreren.

Er komen dus nogal wat handelingen bij kijken en het is dus ook zaak dat organisaties zelf wel keuzes maken in welke tools ze wel of niet gebruiken. Dit is belangrijk voor de veiligheid en privacy, maar ook voor routinematig gebruik.

Je wilt gewoon het wiel niet steeds opnieuw uitvinden, maar juist gebruik gaan maken van de tools die deze ontwikkelaars te bieden hebben.

“Maak als organisatie keuze voor één videoconferencing tool, omdat je niet steeds het wiel opnieuw wilt uitvinden, maar juist gebruik wilt gaan maken voor de slimme functionaliteit die deze ontwikkelaars in hun software aanbieden.”

Microsoft Teams

Microsoft Teams is marktleider op het gebied van online samenwerken. Ze hebben dan ook weinig nieuwe features hoeven te ontwikkelen in corona tijd, want alle ingrediënten waren al aanwezig om hybride vergaderingen te organiseren.

De integratie met email en de digitale werkomgeving wanneer je al van Microsoft 365 gebruik maakt is waanzinnig en voor veel bedrijven reden om voor Teams te kiezen.

Bekijk alle mogelijkheden met Teams op de Nederlandse website van Microsoft.

Zoom

Zoom was en is de grote challenger van Microsoft. Hoewel ze wereldwijd qua formaat op gepaste afstand van Teams blijven is het een systeem dat echt rondom het hybride vergaderen is bedacht.

Inmiddels ontwikkelen ze hard door met hun eigen Zoom Phone, webinars en de talloze partnerships op het gebied van hardware rondom hun software as a service concept.

Bekijk de mogelijkheden van Zoom op hun website.

Andere videoconferencing oplossingen

Alle andere aanbieders bieden ook goede functionaliteit, maar zal je echt zelf op onderzoek uit moeten of de oplossing bij jullie organisatie past.

Dit kan vaak maar op één manier. Testen, testen en nog een testen.

In dit recente artikel van Techradar worden heel veel van deze diensten onder de loep genomen en met elkaar vergeleken. Door dit artikel goed door te lezen kom je zeker tot goede inzichten.

Apparatuur kan een hybride vergadering maken of breken.

Wanneer het niet werkt levert dit frustratie op. Wanneer het wel werkt, dan kun je eigenlijk niet meer zonder.

Maar hoe weet je nu wat de juiste apparatuur is?

Er zijn intussen duizenden producten die voor een hybride meeting zijn gemaakt.

Enkele toonaangevende fabrikanten zijn:

• Poly
• Logitech
• Barco
• Jabra
• Biamp
• Crestron

Maar ook zie je dat aanbieders als Microsoft, Zoom en Cisco zelf hardware gaan maken die compatible zijn met hun eigen aanbod.

Het selecteren van de juiste apparatuur begint bij het stellen van de juiste vragen.

Hierdoor ontstaat een goed beeld van je wensen en op basis hiervan kun je gaan zoeken of je laten adviseren door een audiovisueel expert.

De zoektocht naar apparatuur voor hybride vergaderingen is grotendeels afhankelijk van de vraag of je zelf gaat installeren of dat dat je dit laat doen.

Wanneer je beschikt over een goede IT-afdeling met AV-expertise, dan kan dit zelf.

Wanneer die kennis niet in huis is, dan adviseer ik je om een specialist om advies te vragen.

Waarom?

Omdat het een aparte tak van sport is.
En omdat heel veel fabrikanten wel van alles beloven, maar dat dit in de praktijk niet goed werkt.

“Tip: kies voor de juiste apparatuur voor oplossingen die zichzelf ruimschoots bewezen hebben. Vraag om referenties en bel met die gebruikers om te vragen of het bevalt. Ga niet teveel mee in de nieuwste trends en nieuwste producten, want de kans op storingen is aanzienlijk.”

In de vergaderruimte: camera

Een camera is noodzakelijk om de mensen in de vergaderruimte in beeld te brengen.

De keuze is reuze, maar ik probeer enkele handige tips mee te geven waar je aan kunt denken voor het maken van de juiste keuze.

Camera voor kleine vergaderruimtes: Denk aan de openingshoek van de camera. Het kan maar zo zijn dat aan beide zijden van de vergadertafel mensen zitten. Die moeten wel in beeld gebracht worden. In een compacte vergaderruimte fungeert een openingshoek van 120 graden, mits gemonteerd op de juiste positie.

Wanneer het om een brede maar ondiepe ruimte gaat, kies dan voor een openingshoek van 180 graden om iedereen te vangen.

Kijk goed hoever men van de camera af zit. Sommige camera’s bieden bijvoorbeeld gezichtsherkenning, maar dat werkt dan alleen op 2,5 meter afstand.

Camera voor middelgrote tot grote vergaderruimtes: Hier zou ik eerder een volwassen PTZ camera selecteren. Dit is een camera met focus, zoom, pan, tilt en besturing. Dit zorgt er met name voor dat de camera goed afgesteld kan worden en een goede beeldkwaliteit gerealiseerd kan worden, ondanks het formaat van de ruimte.

Auto-framing, oftewel gezichtsherkenning, klinkt leuk, maar heeft soms nog wel wat kinderziektes. Het is erg afhankelijk van de mate waarin de geïntegreerde software in staat is om mensen te herkennen. Te weinig omgevingslicht of een te grote afstand tot de camera kunnen dit lastig maken.

In de vergaderruimte: microfoon

De microfoons voor vergaderruimtes waren in 2020 niet aan te slepen.

Niet voor één op één videomeetings, waar uitstekend gebruik gemaakt kan worden van een headset of zelfs de ingebouwde microfoon van de laptop.

Maar wel voor vergaderruimtes waar meerdere mensen tegelijk communiceren met andere deelnemers elders.

Al gauw kwamen er veel problemen aan het licht:

• Haperingen
• Galm of gepiep
• Slecht verstaanbaar
• Niet tegelijk kunnen praten
• Uitbreiden naar grotere ruimtes ivm 1,5 meter afstand

Een microfoon voor videoconferencing luistert nogal nauw.

Een goedkope oplossing via USB volstaat soms nog wel in een compacte ruimte, maar in een ruimte vanaf 15 vierkante meter wordt dit al lastig.

Belangrijke vragen om jezelf te stellen bij het vinden van de juiste microfoon zijn onder andere:

• Met hoeveel mensen in één ruimte ga ik maximaal hybride vergaderen?
• Wat is de tafel opstelling? Of is deze juist flexibel?
• Hoe is de akoestiek in de vergaderruimte?
• Kies ik voor een tafel-, plafond- of pendel microfoon?
• Wil ik een gecertificeerde oplossing voor bijvoorbeeld Teams of Zoom?

Goedkoop is duurkoop

In het geval van een microfoon adviseer ik je om de goedkope oplossingen achterwege te laten.

Goede microfoon systemen voor videoconferencing beginnen vanaf € 3.000,-.

Laat deze ook zeker installeren door een professional, want zij kunnen het systeem instellen, zodat er altijd zonder technische problemen vergaderd kan worden.

“De microfoon is wellicht het belangrijkste deel van de apparatuur voor videoconferencing. Want zonder geluid heb je geen meeting! Zonder goed geluid is alle focus weg en is er geen constructieve besluitvorming mogelijk.”

In de vergaderruimte: een scherm

Over een scherm kan ik in theorie heel kort zijn.

Als er al een scherm hangt in uw vergaderruimte, dan kan er hybride vergaderd worden.

Natuurlijk is ook het ene scherm het andere niet.

Er zijn 4K schermen met messcherp beeld. Collaboration displays met touch functionaliteit, waarop direct aantekeningen gemaakt kunnen worden. Maar een ‘eenvoudig’ 65″ display aan de wand voldoet ook uitstekend.

Denk wel goed om het daglicht dat op het scherm kan schijnen.

Er zijn veel schermen die hier rekening mee houden.

Natuurlijk kun je ook de gordijnen dicht doen, maar we vergaderen toch het liefst allemaal met een beetje licht.

In de vergaderruimte: speakers

De ingebouwde speakers van een scherm zijn vaak onder de maat.

In een hele kleine ruimte gaat het soms nog wel.

Maar kom op, je bent een gesprek aan het voeren met anderen.
Dan is de verstaanbaarheid toch wel heel relevant.

De kosten voor goed geluid zijn relatief klein ten opzichte van de camera, de microfoon(s) en het display.

Voor zo’n € 300,- beschik je al over 2 speakers die naast het display geplaatst kunnen worden, waarmee een uitstekende weergave van het geluid wordt gebracht.

Mooier is echter om het geluid van boven te laten komen.

Middels een aantal plafondluidsprekers, die zijn geoptimaliseerd voor spraak, komt de verstaanbaarheid fantastisch naar voren. Wanneer deze goed zijn verdeeld over de ruimte, dan kan het volume laag gehouden worden.

Is er een open plafond?

Dan is het een optie om te werken met pendel luidsprekers.
Deze worden met een kabel aan het plafond vast gemaakt en kunnen vanaf daar op de juiste hoogte ingesteld worden.

We beginnen met een belangrijke tip: Ga op een plek zitten waar weinig achtergrondlawaai is.

Er is niets vervelender in een hybride vergadering dan het achtergrondlawaai van (verschillende) deelnemers.

Thuis moet je beschikken over een noise-cancelling headset.
Als ze nog verkrijgbaar zijn tenminste, want ze vlogen in 2020 de deur uit!

Logitech heeft hier hele mooie oplossingen voor, zoals de Zone Wireless Plus Bluetooth Headset bijvoorbeeld.

Draadloos is natuurlijk wel zo fijn en geeft je wat meer bewegingsvrijheid.

Met kabel kan natuurlijk ook. Deze zijn bovendien vaak iets voordeliger in prijs.

Ook Beyerdynamic biedt met de Laguna ANC een waanzinnige optie.

De vraag is uiteindelijk op welke wijze jullie de hybride vergadering willen opstarten?

Komen jullie binnen en drukken jullie op een touchscreen, waarna de meeting direct start? Dit houdt in dat er in de vergaderruimte een vaste desktop PC aanwezig is, een nuc of wellicht een interne computer van een touchscreen display.

Of willen jullie eigen apparaten meenemen, zoals een laptop, smartphone of tablet om de hybride meeting mee te starten? In dit geval ga je ook gebruik maken van het videoconferencing systeem op jouw eigen device.

In het laatste geval wil je wellicht ook bestanden kunnen delen vanaf je eigen device op het scherm met de andere deelnemers van de hybride vergadering.

Dit is een belangrijke overweging, want het bepaalt ook direct of er veel techniek komt kijken bij de configuratie.

Draadloos niet altijd beter

De trend en grote wens van veel gebruikers is dat je een ruimte in kunt lopen en direct draadloos kunt gaan vergaderen. Dat kan, alleen moet je jezelf wel realiseren dat de beeldkwaliteit nog te wensen over laat.

De techniek is nu eenmaal nog niet zover dat er hoge kwaliteit beeld gestreamd kan worden naar een beeldscherm. Houdt dit dus goed in het achterhoofd.

“Het lijkt overbodig om te zeggen, maar zorg voor een stabiele internetverbinding. Zodra beeld en geluid gaan haperen vanwege de verbinding is alle concentratie aan weerszijden verdwenen.”

Bijna elke CEO vraagt zich momenteel af hoe zij het hybride werken de komende jaren moeten gaan omarmen.

Bedrijven als Achmea hebben deze nieuwe realiteit al omarmd en hebben fysieke werkplekken ingericht voor 65% van alle medewerkers.

De rest werkt thuis of op een remote locatie.

Nu is niet iedereen zo vooruitstrevend, maar de vraag is natuurlijk wel hoe je medewerkers moet gaan faciliteren. Voor ons is het duidelijk dat het hybride vergaderen een belangrijk onderdeel gaat uitmaken van deze nieuwe manier van werken.

Zodra men elkaar niet meer fysiek ziet, dan zal er toch een manier gevonden moeten worden om met elkaar te overleggen, communiceren en tot besluitvorming te komen of projecten vlot te trekken.

Tools als Slack of Trello helpen organisaties hierbij, maar zijn niet de uiteindelijke oplossing.

Net zo min als hybride vergaderen dat is.

Het zal een holistische aanpak moeten zijn en een complete verandering van de mindset bij iedereen binnen de organisatie.

Concrete vraagstukken rondom het hybride werken zijn:

• Beleid: zoals een transparant beleid naar medewerkers wie er thuis werken en waarom. Manage verwachtingen en creeer richtlijnen. Bepaal bovendien hoe medewerkers vanuit huis communiceren met hun collega’s op kantoor.
• Ruimte: wat voor effect heeft het thuiswerken op de ruimte die ik momenteel heb of nodig ga hebben? Hoe voelt en klinkt kantoor ten opzichte van de thuiswerkplek? Ga ik het kantoor meer inzetten als ontmoetingsplaats?
• Tools en technologie: welke tools zijn er nodig om veilig en doeltreffend op afstand te werken? Hoe moeten deze tools geadopteerd worden? Hoe zorg ik ervoor dat de privacy en veiligheid niet in het gevaar komt?

Een uitdaging waar voorlopig nog lang over gesproken zal worden en die zich elk jaar verder zal ontwikkelen.

We hebben het hier vooral over normen en waarden.

Die zijn er op kantoor en die gelden natuurlijk ook tijdens een hybride call.

En ik heb echt al de meest banale zaken voorbij zien komen het laatste jaar.

Jezelf gewoon zakelijk aankleden bijvoorbeeld (althans in ieder geval de bovenzijde) of niet eten tijdens een vergadering.

Matthijs Steeneveld, organisatiepsycholoog, heeft zich in 2020 verdiept in het hybride vergaderen. En dan niet in de apparatuur, maar vooral in de vergaderbeleving, het gedrag en de vele werkvormen die er gaan ontstaan rondom een hybride meeting.

Enkele tips zijn:

• Zorg voor de juiste deelnemers tijdens een meeting
• Faciliteer interactie middels chat of whiteboard
• Verbind door bij te praten, het is al onpersoonlijk
• Voorkom negatieve spiralen

Meer tips van Matthijs en een uitgebreide uitleg van bovenstaande suggesties zijn te lezen in zijn artikel ‘de toekomst van vergaderen’ op innovatiefinwerk.nl.  Hij heeft bovendien het boek ‘Hybride’ uitgegeven die te bestellen is op zijn eigen website.

Waarom wij van Backline AV zo druk maken over hybride vergaderingen?

De NR1 IRRITATIE tijdens online meetings is een slecht geluid.

Dit komt door haperingen, vertragingen en echo’s. En vaak zijn deze gerelateerd aan de verkeerde keuze voor de apparatuur.

Wij zijn gespecialiseerd in audiosystemen voor het bedrijfsleven en wij willen dan ook graag onze verantwoordelijkheid nemen om u hierin zo goed mogelijk te adviseren en te begeleiden, zodat u constructieve, hybride vergaderingen kunt organiseren in de toekomst.

Wilt u eens vrijblijvend sparren met ons?

Bel dan met 0497-555052 of mail ons op info@backlineav.com.

Hieronder heb ik een overzicht gemaakt van de belangrijkste take aways van dit artikel.

• Gaat jouw organisatie hybride vergaderingen omarmen? Kies dan voor goede apparatuur en laat je hierover goed voorlichten.
• Test met videoconferencing systemen en kies uiteindelijk voor één tool om hier alle features van te benutten. Sluit andere systemen buiten Zoom of Teams niet uit, omdat jouw relaties ook hun eigen systeem kiezen. Zorg dat je daarin flexibel blijft.
• Laat de juiste apparatuur installeren door een expert, want daardoor is de kans op storingen en een hybride vergadering zonder technische mankementen het grootst.
• Zonder goed geluid, geen constructieve vergadering. Durf te kiezen voor goede microfoons.
• Verdiep je met jullie organisatie of team in de normen en waarden rondom het hybride vergaderen, zodat jullie vergadering zonder ergernissen verloopt.
• Kies er vooral voor om elkaar te blijven zien, want uiteindelijk heeft iedereen weer behoefte aan fysiek en persoonlijk contact (met 1,5 meter afstand zolang corona ons land in de greep heeft)

Hopelijk heb ik je met dit artikel kunnen inspireren om het hybride vergaderen serieus te benaderen binnen jullie organisatie.

Meer informatie is te lezen op onze speciale pagina over videoconferencing apparatuur en draadloos presenteren voor hybride vergaderingen.