9 redenen waarom een goede conferentie microfoon geld kost

OK, laten we bij het begin beginnen.

Een microfoon zet geluid om tot een elektrisch signaal, welke vervolgens versterkt kan worden voor weergave door bijvoorbeeld luidsprekers.

Een conferentie microfoon is een microfoon die spraak van deelnemers in een vergadering oppikt en vanuit daar doorstuurt naar de deelnemers van de videovergadering aan de andere kant van het scherm.

Je hoeft dus geen headset meer op.

De conferentie microfoon wordt aan een computer, laptop of nuc gekoppeld en vanuit daar wordt de audio verder gestuurd.

Wanneer je de deelnemers van een videovergadering niet hoort of niet kunt verstaan, dan is het onmogelijk om te vergaderen.

Maar stel nu dat er geen beeld zou zijn en wel audio, dan gaat de meeting gewoon door.

Via een scherm kunnen documenten en presentaties gedeeld worden, maar het is niet noodzakelijk om elkaar te zien.

Een audioweergave is dus van cruciaal belang voor een videoconferencing meeting.

Er wordt veel één-op-één vergaderd via video en in dit geval volstaat het vaak om een headset op te hebben.

Een goede headset met noise-cancelling is dan wel een vereiste, want ook nu geldt dat een goede audioweergave zorgt voor een prettige vergader ervaring.

Maar stel nu dat je samen met één, twee of nog meer collega´s samen in één ruimte vergadert.

Dan is het zaak dat jullie allemaal goed verstaanbaar zijn, zodat de mensen aan de andere kant van het beeldscherm horen wat jullie zeggen.

Dit is best complex, want het gebeurt regelmatig in een gesprek dat meerdere mensen tegelijk spreken. Of dat men door elkaar heen aan het praten is.

Die goedkope microfoon kan dit niet aan. Die bestaan vaak uit één crappy microfoonelement die maar één persoon tegelijk kan weergeven.

Als er meerdere mensen tegelijk gaan praten kan die microfoon het niet meer bolwerken.

Om 10.00 uur staat de eerste online meeting gepland. De eerste deelnemers loggen al om 09.55 uur in en wachten geduldig totdat de rest is aangesloten. Om 10.05 uur sluit de laatste aan. De collega´s die al 10 minuten eerder ingelogd waren worden ondertussen al een beetje onrustig.

Stel dat hier nu nog technische problemen ontstaan. Een laptop kan niet aangesloten worden, een headset doet het niet of een microfoon wordt niet opgepakt, omdat iemand nog zogenaamde drivers moet installeren…

Dan worden die collega´s toch gek?

De flow wordt uit de meeting gehaald en de energie stroomt naar een negatieve kant toe.

Onderstaande video illustreert precies hoe het er tijdens heel veel vergaderingen aan toegaat.

In de praktijk wordt heel veel slechts hardware gebruikt. Natuurlijk worden er talloze vergadermicrofoons, grensvlakmicrofoons en andere oplossingen aangeboden in de markt tegen spotgoedkope prijzen. En dit is het gevolg. Haperingen, vertragingen en een slechte verstaanbaarheid.

Het zorgt ervoor dat vergader beleving ronduit drama is.

Een goede conferentie microfoon voor videoconferencing zorgt voor een meeting met een goede flow, zodat men alleen nog afspraken hoeft te maken zodat niet iedereen door elkaar heen praat.

Ik zet ze direct onder elkaar voor je en hieronder werk ik ze verder uit.

1. Er is geen one size fits all conferentie microfoon
2. Instellingen moeten worden geoptimaliseerd
3. Hier is technische knowhow voor nodig
4. Je betaalt ook voor de techniek achter de microfoon
5. Gedoe met updates voorkomen
6. Systeem monitoren op afstand
7. Vrijheid van bewegen tijdens een meeting
8. Social distancing
9. Netjes weggewerkt in het interieur

Elke ruimte is anders.

Qua indeling, maar ook qua akoestiek.

In elke ruimte is achtergrondgeluid, zoals airco, een glazen wand of zijn er kantoorgeluiden.

En dan is er nog de akoestiek.

Al deze zaken hebben invloed op de audiokwaliteit.

Een goede conferentiemicrofoon moet altijd afgesteld worden per ruimte.

Er is geen one-size-fits-all.

Kom op. Denk heel even na!

Een simpele vergadermicrofoon kopen en die met USB aan de laptop hangen en dan denken dat er met 4 mensen gesproken kan worden gaat toch niet?

Als je er heel even over nadenkt dan snap je dat hier iets meer bij komt kijken.

Veel software codec’s zoals Zoom, Teams, Hangouts of Skype bieden zelf instellingen in hun software om de spraakverstaanbaarheid te optimaliseren. Deze instellingen hebben betrekking op echo’s of galm.

Maar de conferentie microfoon heeft dit ook.

En deze moeten wel op elkaar aansluiten. Dus als je wat aanpassingen doet in de software van de codec is het belangrijk dat dit ook gebeurt in de instellingen van de vergadermicrofoon.

Hier komt kennis bij kijken. En dat brengt me op het volgende punt.

Natuurlijk is er binnen jullie bedrijf een IT-afdeling en die vinden het vaak nog leuk ook om dit soort dingen uit te zoeken. Maar of ze direct helemaal de kennis hebben van microfoontechniek is nog maar de vraag.

AV-techniek (audiovisuele techniek) en IT groeien steeds meer naar elkaar toe. AV-oplossingen als conferencing oplossingen, Ruimtereserveringssystemen, signage en audioweergave zijn steeds vaker gebaseerd op software.

Het is onmogelijk voor een IT-manager om dit allemaal te weten.

Want optimalisatie van audio en video is een vak. En tenzij de IT-afdeling iemand heeft zitten die hier een passie voor heeft kan men de installatie van deze zaken beter overlaten aan een AV-professional.

En die rekent een uurtarief dat ligt tussen de 50 en 100 euro per uur.

Gek genoeg is de investering in een conferentie microfoon voor video conferencing doeleinden niet alleen een investering in een microfoon.

Dat klinkt raar he?

Achter de microfoon gebeurt heel veel waar je eigenlijk geen weet van hebt.

Want achter hele goede conferentie microfoons zit nogal wat techniek verscholen.

Wat te denken van Digital Sound Processing. Deze techniek zorgt ervoor dat alle inkomende audiosignalen (stemweergaves) zodanig worden verwerkt dat deze natuurgetrouw overkomen.

En wanneer er meerdere deelnemers in één ruimte zijn dan moeten deze stemmen gemixt worden tot één signaal dat naar de andere kant van het scherm gestuurd wordt.

Dit is geen kattenpis. Dit is ontzettend complexe software waarop tientallen jaren is doorontwikkeld.

Ken je dat? Mac of Windows komt uit met een nieuwe update. Als IT-afdeling mag je dit gaan faciliteren binnen jullie hele organisatie en daar komen vragen van.

Hoe werkt dit?
Hoe werkt dat?

Veel conferentie microfoons werken met drivers die geïnstalleerd moeten worden op een laptop of nuc. Zodra er nieuwe versies van besturingsprogramma’s geïnstalleerd worden is het nog maar de vraag of deze weer direct werken.

Zo niet, dan is het zoeken geblazen. Want van welk merk was dit ook alweer? En hebben die überhaupt al geanticipeerd op de update?

Met een goede conferentie microfoon kun je deze updates gewoon plannen. ’s Nachts bijvoorbeeld wanneer er niemand aan het werk is. Een perfect moment om alle systemen tegelijk te updaten.

En de beste fabrikanten van conferentie microfoons in de wereld anticiperen direct op software updates van de grote leveranciers.

Waarom?

Omdat veel van hun klanten afhankelijk zijn van hun producten.

“Johan? Kun je even naar meeting ruimte Amsterdam komen? We hebben geen geluid.”

Je zal maar 30 of 40 meetingsruimtes beheren als IT-afdeling. Dan komen deze vragen je bekend voor.

Leveranciers van goede videoconferentie microfoons bieden monitoring oplossingen, waardoor je gewoon een notificatie krijgt als iets niet functioneert.

Dan kun je hier bij voorbaat op inspringen en heb je het probleem al getackled voordat collega’s of klanten de vergaderruimte in gebruik nemen.

Even een klein sprongetje hoor.

Een aantal jaren geleden werd de term BYOD gelanceerd. Het idee is dat mensen een vergaderruimte binnen lopen, verbinding maken met een laptop, smartphone of tablet en direct verbonden zijn met de ruimte.

Maar werkt dit in de praktijk ook zo?

Onlangs spraken wij op de ISE met de IT-manager van het grootste evenementencomplex in Nederland en die gaf duidelijk aan gek te worden van de vragen over connectiviteit in vergaderruimtes.

Kies voor één protocol. De good-old laptop.

Iedereen snapt dit apparaat. Je kunt koppelen met USB of HDMI.

Maar laat je hierin vooral adviseren door mensen die veel vergaderruimtes hebben ingericht. Die de praktische kant begrijpen en dit al vele malen hebben meegemaakt.

Consult kost geld, maar het loont! Geloof me.

Zitten we tegenwoordig nog allemaal statisch aan een tafel tijdens een meeting?

Nee toch?

We lopen een rondje, schrijven iets op een whiteboard en proberen deelnemers actief te betrekken.

Een reguliere conferentie microfoon zal uw video conferencing meeting niet vooruit helpen op deze wijze.

Het vraagt namelijk nogal iets van de microfoontechniek om met iemand mee te bewegen in een ruimte. Dit is een techniek die jarenlang is ontwikkeld en die gewoon serieus geld kost.

Maar daarvoor terug krijg je actieve meetings, goede besluitvorming en flow in je vergadering.

De ultieme tool voor deze vrije manier van vergaderen is Beamtracking technologie.

Het is wel duidelijk dat veel mensen voorlopig vanuit huis blijven werken. Het AD schrijft zelfs dat mensen zelfs na de corona-crisis vanuit huis willen blijven werken.

Videovergaderen wordt dus in razend tempo geadopteerd in alle organisaties.

Het loont als organisatie om te kijken met welke software gewerkt gaat worden. Maar ook om te investeren in goede videoconferencing hardware.

Het moment is daar om te investeren in hardware voor de komende 5 jaar.

Mijn tip is daarbij om niet met alle trends mee te rennen, maar vooral te kijken naar oplossingen die zichzelf al in de praktijk hebben bewezen.

Het is mooi hoor, al die nieuwe technieken. Maar voordat die weer geïntegreerd zijn in jullie organisatie ben je weer een hele stap verder.

Een investering in een goede conferentie microfoon is echt de moeite waard.

Zeker met de inachtneming van de 1,5 meter afstand. Ga dan maar eens met 10 mensen in een ruimte zitten. En blijf dan maar eens verstaanbaar…

Lang niet elke video conferentie microfoon kan dit!

OK, het is misschien niet de belangrijkste functionele eigenschap van een microfoon, maar wanneer een vergaderruimte er mooi uitziet, dan wil je toch ook de conferentie microfoon geïntegreerd wordt, toch?

De tafel microfoon kennen we allemaal. Vergadermicrofoons in deze variant zijn er legio.

De mooiste oplossing is ingebouwd in het plafond.

Er ligt niets op de tafel en niemand kan er aan zitten.

Maar dat kan natuurlijk alleen als er in een plafond gebouw kan worden.

Wat nu als er open plafonds zijn? Of het plafond is van dusdanig materiaal dat er niet ingebouwd kan worden.

Dan kan er met pendel microfoons gewerkt worden, die onopvallend in de ruimte hangen.

Je begrijpt dat deze microfoons niet door jezelf geïnstalleerd kunnen worden. Er komt wel wat meer bij kijken dan alleen een gat in het plafond maken. De microfoon moet bekabeld worden, aangesloten op de overige apparatuur in de ruimte.

Eerder schreef ik al een artikel over de beste vergadermicrofoon ter wereld.

Wil je dit nu zelf eens ervaren?

Plan dan een demonstratie met ons in. Op afstand kunnen wij je perfect laten horen hoe goed dit werkt!